Gerenciando a Urgência

Dando sequência no tema de urgência, vamos refletir um pouco sobre a gestão dela.

Primeiro de tudo: como saber se algo é realmente urgente?

A resposta não tem uma fórmula matemática que permita chegar nesta definição, mas existem duas perguntas que podem ajudar a separar o que realmente é urgente do que pode ser (no máximo) importante.

Pergunta 1 - Qual o prazo?

Se for um trabalho/tarefa para ser entregue em 10 dias e soubermos que é possível fazê-lo em apenas 1 dia de trabalho, isso significa que temos 80 horas de trabalho disponíveis para executar uma atividade de 8 horas. Logo, podemos nos programar e realizar a atividade dentro do prazo sem comprometer nenhuma outra atividade já planejada.

Pronto! Logo na primeira pergunta já mudamos a atividade de “urgente” para “importante”. E agora podemos executá-la dentro de um tempo planejado.

Pergunta 2 - Se eu não parar tudo o que estou fazendo e fizer agora a atividade solicitada, vai gerar algum impacto?

Muitas vezes na primeira pergunta a resposta será “é pra já!”. Mas será que é mesmo?

O requisitante pode estar no “calor do momento” e pode não ter analisado friamente a situação, então a pergunta ajuda a refletir no que poderá acontecer se não for feito “já”.

Vocês ficarão impressionados (como eu fico) com as respostas e, muitas vezes (MUITAS mesmo), não existe impacto nenhum, então a atividade também pode ser planejada.

Mas...

Se depois das duas perguntas a atividade ainda for urgente, então façamos!!! E a mesma será tratada com urgência.

#Dica : primeiro resolva a urgência e termine a atividade, só depois tente analisar e avaliar por que ela virou urgente. E, se necessário, planeje melhor o seu dia para as atividades importantes não se tornarem urgentes.

Nós todos já gastamos muita energia no passado tentando descobrir a causa do problema antes de resolver o problema em si. Certo? Com o simples ato de inverter a sequência da atividade ajuda muito.

Então, como gerenciar a urgência? De forma resumida é:
Separe o que é urgente do que pode ser planejado. Então execute as atividades urgentes e volte para as atividades planejadas, colocando como um item do planejamento investigar a causa da urgência e buscar as soluções para que a situação não se repita.

É isso! Até o próximo post.