Gerenciando a Urgência

Dando sequência no tema de urgência, vamos refletir um pouco sobre a gestão dela.

Primeiro de tudo: como saber se algo é realmente urgente?

A resposta não tem uma fórmula matemática que permita chegar nesta definição, mas existem duas perguntas que podem ajudar a separar o que realmente é urgente do que pode ser (no máximo) importante.

Pergunta 1 - Qual o prazo?

Se for um trabalho/tarefa para ser entregue em 10 dias e soubermos que é possível fazê-lo em apenas 1 dia de trabalho, isso significa que temos 80 horas de trabalho disponíveis para executar uma atividade de 8 horas. Logo, podemos nos programar e realizar a atividade dentro do prazo sem comprometer nenhuma outra atividade já planejada.

Pronto! Logo na primeira pergunta já mudamos a atividade de “urgente” para “importante”. E agora podemos executá-la dentro de um tempo planejado.

Pergunta 2 - Se eu não parar tudo o que estou fazendo e fizer agora a atividade solicitada, vai gerar algum impacto?

Muitas vezes na primeira pergunta a resposta será “é pra já!”. Mas será que é mesmo?

O requisitante pode estar no “calor do momento” e pode não ter analisado friamente a situação, então a pergunta ajuda a refletir no que poderá acontecer se não for feito “já”.

Vocês ficarão impressionados (como eu fico) com as respostas e, muitas vezes (MUITAS mesmo), não existe impacto nenhum, então a atividade também pode ser planejada.

Mas...

Se depois das duas perguntas a atividade ainda for urgente, então façamos!!! E a mesma será tratada com urgência.

#Dica : primeiro resolva a urgência e termine a atividade, só depois tente analisar e avaliar por que ela virou urgente. E, se necessário, planeje melhor o seu dia para as atividades importantes não se tornarem urgentes.

Nós todos já gastamos muita energia no passado tentando descobrir a causa do problema antes de resolver o problema em si. Certo? Com o simples ato de inverter a sequência da atividade ajuda muito.

Então, como gerenciar a urgência? De forma resumida é:
Separe o que é urgente do que pode ser planejado. Então execute as atividades urgentes e volte para as atividades planejadas, colocando como um item do planejamento investigar a causa da urgência e buscar as soluções para que a situação não se repita.

É isso! Até o próximo post.

A urgência nas empresas

Você já deve ter reparado que no nosso dia-a-dia do trabalho tudo parece ser "urgente"?

Quantas vezes por dia você não recebe uma solicitação dizendo "preciso disso, pois é urgente"!!! E de tanto ouvir a "urgência" começamos também a dizer que tudo que fazemos e precisamos também é urgente!!!

Isso se torna um ciclo sem fim, e no final : o que é realmente urgente???

Mas antes de debater o que é ou não é urgente, vamos refletir de onde nascem as esse monte de coisa "urgente".

Eu, particularmente, gosto muito de uma frase que uma vez ouvi no ambiente de trabalho, da qual não sei quem é o autor (busquei no Google mas não achei referência):

"Urgente é tudo aquilo que alguém não fez no tempo normal, e agora você tem que fazer em tempo RECORDE!!!"

Eu entendo essa frase como algo assim : se a pessoa não conseguiu fazer, agora está pedindo para você ajudá-la a resolver um problema que poderia ter sido, muitas vezes, evitado por um bom planejamento.

E sobra pra você, o "salvador da pátria" que segura a urgência na mão e tem que dar conta.

Isso gerará um stress para você, afinal, estava trabalhando em algo que você havia planejado, e agora tem que parar o que está fazendo para atender a urgência. Chato não?

E agora? Como podemos abordar no ambiente coorporativo, no nosso dia-a-dia, esse tipo de problema?

Bom, isso escrevo mais nos próximos dias!

Aguardo comentários, críticas e sugestões!!!